Em reunião com diretores, gerentes e técnicos da Secretaria de Estado da Administração, secretário Milton Martini, coordenou apresentação que detalhou Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) que irá possibilitar a realização de todos os processos administrativos de forma digital, sem a necessidade de tramitação no formato tradicional em meio físico.
Redução da carga operacional e tramitações desnecessárias, segurança das informações, transparência, papel zero, eficiência na execução de tarefas diárias e principalmente economia aos cofres públicos são as características em comum nas soluções para gestão de processos e documentos apresentada em reunião na Secretaria de Estado da Administração nesta terça-feira (25/4/17).
“Hoje vivemos um marco dentro da administração pública do Estado de Santa Catarina. Tendo em vista toda estrutura tecnológica que dispomos, torna-se imperativo buscarmos reduzir por completo a tramitação de papel em nossos processos”, destacou o secretário Martini na abertura do encontro.
O ano de 2017 marca a implantação da nova identidade do SGP-e, como também a melhoria na disseminação da gestão do conhecimento buscando qualificar os usuários do sistema, que teve seu primeiro módulo experimental implantado na SEA no ano de 2009, quando se iniciaram os primeiros mapeamentos com foco em digitalização de processos.
Ao dar início à implantação da nova versão do SGP-e serão contempladas metodologias que irão reger a digitalização de documentos e a assinatura digital, a identificação de pontos de assinatura, a aquisição de tokens para usuários chaves e a configuração das classes processuais.
Num primeiro momento, é fundamental realizar um levantamento de prioridades respeitando diversos critérios. Serão selecionados processos com um número grande de ocorrências (solicitação de licença prêmio, baixa de bens, por exemplo), relevância na redução de prazos de respostas (pedidos de aposentadoria, pedidos de autorização para licitações, entre outros.).
Também é necessário o mapeamento de processos e análise da legislação envolvida em cada uma das ações que passarão a tramitar em formato digital, que necessariamente deverão estar em conformidade com a Certificação Digital (ICP – Infraestrutura de Chave Pública), Gestão Arquivística, Lei de Acesso à informação, e aos ordenamentos que regem a tramitação eletrônica de documentos.
“Estamos falando em melhoria da qualidade dos serviços prestados à população, na transparência de nossas ações e em uma economia relevante aos cofres públicos”, lembrou o secretário Martini, destacando que como resultado da reunião foi criado um grupo de trabalho para realizar o levantamento inicial, acompanhar a implantação das metodologias e monitorar a aplicação das etapas previstas.
